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Produttività: 6 cose che le persone molto produttive fanno ogni giorno

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Avete mai avuto la sensazione di non riuscire a realizzare ciò che avete in mente benchè passiate a lavorare la maggior parte del vostro tempo?

Recenti ricerche mostrano che le persone lavorano in media 45 ore alla settimana ma, di queste, circa 17 sono improduttive. Ciò significa che è come se lavorassimo solo 3 giorni alla settimana.

Come imparare ad essere maggiormente produttivi, senza tuttavia diventare schiavi del lavoro e mantenendo una buon equilibrio tra attività lavorativa e tempo libero?

In questo articolo cerchiamo di dare una risposta a questa domanda, e lo facciamo partendo dalle indicazioni di Tim Ferriss, autore del bestseller “4 ore alla settimana. Ricchi e felici lavorando dieci volte meno”.

Ecco allora 6 indicazioni di Tim Ferriss, corredate da alcune ricerche scientifiche che le sostengono.

1) Gestione emotiva

La maggior parte dei sistemi di produttività si comportano come se fossimo dei robot, dimenticandosi l’enorme potere delle emozioni. Il punto fondamentale è questo: se avviamo la giornata serenamente, più probabilmente riusciremo a concentrarci e a essere produttivi. Al contrario, quando ci svegliamo e ci esponiamo immediatamente alle molte stimolazioni esterne (il telefono che squilla, la mail piena di nuovi messaggi, le richieste incessanti degli altri), finiamo per passare molto del nostro tempo a “reagire “ad esse. Questo significa che smettiamo di essere “al volante” della nostra vita a lavorare sulle nostre priorità, e ci limitiamo a rispondere a ciò che viene “gettato su di noi”, importante o meno che sia.

Ecco cosa pensa Tim Ferriss a riguardo: “Io cerco di avere i primi 80-90 minuti della mia giornata che variano il meno possibile. Credo che avere una routine sia necessario per mantenere un certo controllo sulla propria giornata, evitando di diventare “reattivi” agli stimoli esterni e dunque riducendo l’ansia. Ciò rende, di conseguenza, più produttivi”.

La ricerca mostra che, in effetti, lo stato emotivo con cui ci apprestiamo a cominciare il nostro lavoro ad inizio giornata ha un grande effetto sulla produttività (1), tanto che la nostra tendenza a procrastinare aumenta quando siamo di cattivo umore (2).

Numerosi studi mostrano inoltre che la felicità aumenta la produttività (3) e le possibilità di successo (4). Come decritto da Shawn Achor nel suo testo “The Happiness Advantage” (4): “…i medici che vengono posti in uno stato emotivo positivo prima di fare una diagnosi mostrano almeno il triplo dell’intelligenza e della creatività dei medici in uno stato emotivo neutro, e fanno diagnosi accurate più velocemente del 19%. I venditori ottimisti superano i venditori pessimisti del 56% quanto a produttività. Gli studenti più felici prima di un esame di matematica superano di gran lunga nei risultati i loro coetanei con uno stato emotivo neutro”.

Insomma, il nostro cervello sembra rendere al meglio quando proviamo emozioni positive, piuttosto che quando proviamo emozioni negative o siamo in uno stato emotivo neutro. La morale? Pensate un po’ meno alla gestione del lavoro e lavorate di più sulle vostre emozioni.

Dunque, qual è il primo passo per gestire il vostro stato emotivo quando vi svegliate?

2) Non controllare la mail durante la mattina

Per alcune persone potrebbe sembrare una richiesta quasi impossibile: non possono immaginarsi di svegliarsi e non controllare immediatamente la posta elettronica e i social media.

Ma perchè controllare la mail al mattino ha un effetto così negativo sulla produttività? Perchè ci sta impostando per “reagire” (5).

Una e-mail arriva e improvvisamente state sacrificando le vostre ore migliori in quanto a produttività (quelle mattutine) mettendole al servizio degli obiettivi di qualcun altro invece che dei vostri. Controllare le mail al mattino significa non dare priorità alla vostra vita, e permettere che i vostri obiettivi vengano dirottati da chi decide (in modo spesso casuale) di entrare nella vostra casella di posta.

Ecco l’opinione di Tim Ferriss a riguardo: “Quando possibile, evitate di controllare la posta elettronica per la prima ora o due del giorno. Per alcuni è davvero difficile anche solo da immaginare. “Come posso farlo? Devo controllare la posta perchè qualcuno potrebbe avere bisogno di me.. devo aprire la posta per ottenere le informazioni che mi servono per lavorare..”. Eppure, per la stragrande maggioranza delle volte, non è così. Potrebbe essere necessario entrare nella vostra mail per completare il 100% del vostro lavoro. Tuttavia, è possibile portarne a termine almeno l’80-90% prima aprire la vostra casella e trovarvi il cervello sovraccarico da nuove domande e richieste, che hanno l’unico esito di ridurre la vostra produttività”.

La ricerca, effettivamente, è d’accordo. L’email:

  • stressa (6)
  • diminuisce le nostre risorse relazionali (7)
  • può creare più dipendenza di alcol e tabacco (8)
  • Infine, controllare continuamente la posta elettronica riduce le nostre risorse mentali di circa 10 punti di QI (9)

E’ davvero il modo con cui desiderate iniziare la giornata?

Comunque, ora sappiamo quello che non dobbiamo fare a inizio giornata. La domanda successiva è questa: che cosa dovremmo invece fare?

3) Prima di chiedervi come fare qualcosa più velocemente, chiedetevi se proprio dovete farla

Desiderate essere più produttivi? Prima di chiedervi come potete fare le stesse cose più velocemente e efficacemente, chiedetevi: “ho davvero bisogno di fare tutte le cose che faccio?”

Ecco cosa pensa Tim Ferriss a riguardo: “Uno dei problemi più comuni nella gestione del tempo è questo: le persone si concentrano su come fare le cose più in fretta. A mio parere, la stragrande maggioranza delle cose che le persone fanno in fretta, non dovrebbe essere fatta del tutto. E’ divertente il fatto che ci lamentiamo perchè abbiamo poco tempo, e poi non siamo capaci di darci priorità, comportandoci come se il tempo a disposizione fosse infinto. Invece, la regola dovrebbe essere questa: fate ciò che è importante… e non molto altro. Inoltre ricordatevi questo: fare molto bene una cosa poco importante, non la rende importante”.

La ricerca in merito mostra che gli amministratori delegati non sono più produttivi quando lavorano più ore, ma quando pianificano attentamente il loro lavoro (10). Analisi preliminari su amministratori delegati Indiani avevano rilevato che il saldo dell’azienda aumentava quando i CEO lavoravano più ore. Tuttavia, le correlazioni tra i dati sul tempo di lavoro dei CEO e i risultati dell’azienda erano interamente spiegati alle ore trascorse in attività di pianificazione.

Il punto è che il tempo degli amministratori delegati è una risorsa limitata e preziosa, e la pianificazione di come dovrebbe essere allocato aumenta le probabilità che sia speso in modo produttivo.

Ok, ora che la vostra mente è più serena, vi siete liberati dall’ossessione delle mail e sapete come spendere il vostro tempo,  dobbiamo affrontare uno dei problemi più grandi dell’era moderna: come fermarsi e focalizzarsi su ciò che si deve fare?

4) Per riuscire a focalizzarvi, eliminate le distrazioni

Si sente spesso dire che la modernità ha dato vita ad un globale deficit di attenzione di matrice culturale.

Ha la vita moderna danneggiato in modo permanente i nostri tempi di attenzione? Probabilmente no. Certamente abbiamo attorno a noi continue distrazioni allettanti, disponibili 24 ore su 24 e 7 giorni su 7. Ma la soluzione a tutto ciò esiste: chiudersi da qualche parte e lasciare queste fantastiche distrazioni fuori dalla porta.

Ecco cosa pensa Tim Ferriss a riguardo: “La focalizzazione è, prima di tutto, la funzione di limitare il numero delle chance che diamo a noi stessi per procrastinare. Penso che l’attenzione sia vista come un’abilita magica. Non lo è. E’ mettere se stessi in una stanza, con un problema sui cui abbiamo bisogno di lavorare, e chiudere dietro di noi la porta. Ecco tutto. Il grado in cui siamo in grado di replicare e sistematizzare questo processo dà una misura della nostra focalizzazione”.

La ricerca in merito converge a questo risultato: le distrazioni ci rendono meno produttivi e meno capaci. Molti studi mostrano che uno dei modi per cambiare il nostro comportamento è modificare il nostro ambiente (11). In uno studio sono stati seguiti 12 dirigenti d’azienda. I risultati hanno mostrato che nessuno di loro, a causa delle continue interruzioni, era stato in grado di lavorare consecutivamente per più di 20 minuti. L’unico dei 12 che non aveva mai preso decisioni importanti “a braccio”, inserendole tra una riunione poco importante e lunghe telefonate per risolvere situazioni di crisi, era stato il dirigente che aveva l’abitudine di lavorare da casa ogni mattina per un’ora e mezza prima di recarsi in ufficio. Come fanno dunque i più grandi CEO ad essere così produttivi? Lavorando ogni mattina per 90 minuti da casa, dove nessuno può dar loro fastidio (10).

So già che qualcuno di voi starà pensando “ho delle responsabilità: riunioni, il mio capo che ha bisogno di me, mia moglie che mi chiama. Non posso nascondermi..”. Ecco perchè avete bisogno di una routine…

5) Avere un sistema personale di abitudini

Ho parlato con un sacco di persone veramente produttive. Sapete cosa nessuna di loro mi ha detto? “Non so come faccio a fare tutto. Decido quello che devo fare al momento e spero che tutto vada per il meglio”. Nessuno mi ha mai detto una frase del genere. Ciò significa che per essere produttivi occorre avere delle routine e dei programmi personali. La vostra routine può essere precisa e rigorosa, oppure personale e idiosincratica ma, qualunque sia il vostro stile, tutte le persone produttive hanno una routine.

Ecco cosa pensa Tim Ferriss a riguardo: “Definire sistemi e routine è molto più efficace che fare affidamento sull’auto-disciplina. Lasciarsi la possibilità di fare ciò che non avevate programmato di fare è una strategia poco efficace e il più delle volte fallimentare. Io incoraggio le persone a sviluppare abitudini e sistemi personali che diano un’organizzazione alle loro attività, in modo che il loro processo decisionale venga applicato solo agli aspetti creativi del loro lavoro. I grandi sistemi funzionano perchè molto delle cose vengono fatte in maniera automatica, non andando a “pesare” sulla nostra forza di volontà già molto limitata. Che cosa vediamo quando studiamo sistematicamente i grandi geni di tutti i tempi? Che quasi tutti avevano delle routine personali che ‘lavoravano per loro’”.

Come iniziare a sviluppare il proprio sistema personale di routine? Applicando la regola “80/20”.

Quali poche attività (circa il 20% appunto) sono responsabili della maggior parte (80% circa) dei vostri successi? E dall’altra parte, quali sono le poche attività (circa il 20%) che sacrificano la maggior parte della vostra produttività (circa l’80%)? Riorganizzate la vostra agenda personale in modo da massimizzare le prime e ridurre il più possibile le seconde.

Ora avete quasi tutto pronto per svegliarvi domani mattina e applicare il vostro sistema personale invece che essere reattivi a ciò che vi capita. Come è possibile tenere fede al vostro sistema personale?

6) Definite i vostri obiettivi la sera precedente

Fate in modo di svegliarvi avendo già in mente ciò che dovrete fare di importante per voi in quella giornata, in modo di evitare che “nuove emergenze” che provengono dalla vostra casella mail o dalla vostra vita manovrino del tutto i vostri comportamenti.

Ecco cosa pensa Tim Ferriss a proposito: “Indentificate una o due cose più importanti da fare. Fatelo la sera precedente, possibilmente prima di cena”. Anche Dan Pink, autore di bestseller sulla motivazione, dà un indicazione simile: “Stabilite un rituale giornaliero di chiusura che definisca quando smettere di lavorare. Inoltre, cercate di terminare ogni giorno di lavoro nello stesso modo, ad esempio riordinate la scrivania, eseguire il backup del computer o fate una lista di ciò che è necessario fare il giorno successivo”.

La ricerca sostiene che siamo più propensi a raggiungere gli obiettivi che ci prefissiamo se li descriviamo in modo specifico (12) e li mettiamo per iscritto (13). Gli studi dimostrano che ciò, per altro, ha un vantaggio secondario: scrivere la sera ciò che dovete fare il giorno successivo allevia l’ansia e vi aiuta a godere della vostra serata (14).

Per riassumere:

  • Gestione emotiva
  • Non controllare la mail durante la mattina
  • Prima di chiedersi come fare qualcosa più velocemente, chiedersi se dovete farla del tutto
  • Per riuscire a focalizzarsi, eliminare le distrazioni
  • Avere un sistema personale di abitudini
  • Definire gli obiettivi la sera precedente

La parola “produttività” suona come se stessimo parlando di macchine. Ma l’ironia è che gran parte di essa dipende dalle nostre emozioni. Come ci si dovrebbe sentire quando si lavora?  Occupati, ma non di fretta. La ricerca mostra che è in questa condizione che le persone si sentono maggiormente felici.

Vai alla fonte in lingua originale

Me lo chiedete spesso: come fai ad essere così produttivo?

Ecco allora qualche consiglio prezioso! 🙂

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Luca Mazzucchelli
Luca Mazzucchelli
Direttore della rivista "Psicologia Contemporanea", Vicepresidente dell'Ordine degli Psicologi della Lombardia, psicologo e psicoterapeuta. Ha fondato il canale youtube “Parliamo di Psicologia”, con cui ispira migliaia di persone su come vivere meglio grazie alla psicologia, ha dato vita alla "Casa della Psicologia" assieme ai colleghi dell'Ordine degli Psicologi della Lombardia ed è consulente editoriale delle collane di Psicologia Giunti Editore.