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Riunione a distanza perfetta: 10 regole

come fare una riunione

Fare riunioni, più spesso di quanto ci piacerebbe, è uno sbattimento: se non gestite correttamente, infatti, si tende a perdere un sacco di tempo e uscire con nulla di fatto, ma molto di rimandato alla prossima riunione. 

Oggi che siamo costretti a fare sempre più riunioni online, oltre a tutti i problemi di cui siamo già siamo a conoscenza, se ne aggiungono di nuovi. 

Alcuni esempi:

  1. É più facile interrompersi a vicenda e non rispettare il turno di parola. Non vendendo bene laltro nella sua interezza, infatti, hai meno indizi visivi rispetto al fatto che laltro abbia finito di parlare o meno. 
  2. É più facile dare interpretazioni sbagliate di quello che laltro dice (il sarcasmo e le intenzioni comunicative sono più difficili da rilevare).
  3. Poi c’è il problema che talvolta la comunicazione va a scatti, o il rumore di fondo che mina ulteriormente la ricchezza della comunicazione e la capacità dei partecipanti di coordinare il loro contributo. 
  4. In questo contesto, come è facile immaginare è più semplice distrarsi.
  5. Inoltre, le riunioni da remoto sono particolarmente soggette al fenomeno della “pigrizia socialeOvvero la tendenza umana a ridurre lo sforzo e la motivazione quando si lavora in gruppo, simile a nascondersi in mezzo alla folla. Se si è in tanti, la responsabilità si diluisce e io mi sento sempre più anonimo. Questo accade certamente sia nelle riunioni dal vivo che in quelle a distanza, ma l‘anonimato aumenta durante la riunione da remoto a causa della barriera virtuale tra i membri del team. Risultato: distrazione a go-go. 

La buona notizia è che mi sono documentato e ho stilato 10 punti, che potremmo umilmente chiamare 10 comandamenti da seguire durante le riunioni online, che potranno aiutarti specialmente in questo periodo che vede un drastico aumento dei meeting da casa.  

 

1. Non invitare troppe persone

Intanto diciamo che non devi invitare troppe persone: più ce ne sono, più confusione si creerà perché la gestione diventa in salita. Le riunioni da remoto perdono in qualità con l’aumentare delle dimensioni.

Fortunatamente, le riunioni da remoto possono essere prontamente registrate e ascoltate al doppio della velocità da coloro che non partecipano dal vivo. Quindi, lascia fuori i membri non essenziali e condividi semplicemente la registrazione. Per evitare che i membri del team che non sono stati invitati si sentano emarginati, offri loro la possibilità di partecipare a eventuali riunioni future sull’argomento, se lo desiderano. In genere non ti prenderanno in considerazione, ma apprezzeranno il fatto che gli venga chiesto. 

 

2. Usa slot temporali più brevi

Secondo suggerimento, data la minor durata della nostra attenzione in questo momento, è quella di non far durare la riunione unora come dabitudineVanno benissimo meeting di 20 o 25 minuti.

La durata più breve dellincontro crea anche una pressione utile a funzionare in modo più ottimale, più dinamico, poiché se c’è meno tempo lindividuo è portato a prestare maggiore attenzione. 

 

3. ODG interessante

Terza idea riguarda l’ordine del giorno: al posto di elencare una serie di argomenti da discutere, prova ad organizzare l’agenda strutturata con una serie di domande a cui gli invitati dovranno rispondere. Questo può facilitarti a creare un maggiore livello di attenzione, che spesso manca nelle riunioni online. In questo modo, hai anche una migliore idea di chi debba davvero essere invitato al meeting. 

Non da ultimo, in questo modo hai la possibilità di capire se lincontro ha avuto successo o meno: hai trovato la risposta alle domande in nell’ODG? Sì bene, No male. 

 

4. Webcam accesa, sempre

Quarta idea è quella che devi sempre chiedere di tenere accesa la webcam dei partecipanti. 

Vogliamo che i partecipanti siano coinvolti attivamente ed il video aumenta le possibilità che ciò accada, oltre a ricreare l’intimità di una riunione fisica.  

 

5. Sii puntuale

Nella riunione a distanza non puoi permetterti di farla partire 15 min dopo, perché uccidi lo slancio dei partecipanti. Chiunque partecipi dovrebbe accedere con 5 minuti di anticipo per assicurarsi che tutta la tecnologia funzioni, e in modo di partire tutti puntuali 

 

6. Parti forte

Come leader della riunione, il tuo umore influenza quello dei partecipanti. Imposta il tono, inizia l’incontro con energia, apprezzamento e gratitudine, specialmente durante questo periodo difficile. É una regola del public speaking fondamentale, vediamo di riciclarla anche in questo contesto. 

 

7. Facilita la comunicazione

I leader della riunione devono abbracciare il ruolo di facilitatore. Significa coinvolgere i partecipanti virtuali per tenerli impegnati “Patrick, vuoi dirci cosa pensi a riguardo?Non chiedere cioè genericamente “Qualche commento?, ma chiama le persone in modo specifico e fai che parlino tuttiSe uno inizia a divagare, devi interrompere in modo gentile e riportare la palla al centro del tavolo. 

 

8. Una gestione del tempo ottimale

É un punto importante che solitamente rispettiamo se siamo in riunione con un cliente molto importante.  Siccome non vuoi che il cliente lasci il meeting dicendo che era una perdita di tempo, stai molto attento al fatto che lui possa parlare ed esprimersi al meglio

Bene, questa accortezza viene spesso ignorata quando si incontra il proprio team e/o colleghi: il che è un grande errore. Non dimenticare che i tuoi primi clienti sono i clienti interni, ovvero quelli che lottano al tuo fianco per realizzare i progetti della tua azienda. 

 

9. Chiudi bene

A pochi minuti dalla fine, assicurati che i punti salienti siano chiari a tutti

Per ciascuna cosa che si è deciso di fare assicurati che ci sia un responsabile che la porti a termine. Così come dicevo di partire forte, devi anche chiudere forte, con un messaggio di speranza e possibilmente energizzante per il tuo gruppo. 

 

10. Il decimo comandamento lo lascio vuoto

Vorrei lo riempissi tu, proponendo nello spazio dei commenti sottostanti un elemento secondo te necessario per fare elle buone riunioni a distanza. 

 

Cari amici è tutto, ci vediamo al prossimo articolo 🙂

 

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Luca Mazzucchelli
Luca Mazzucchelli
Direttore della rivista "Psicologia Contemporanea", Vicepresidente dell'Ordine degli Psicologi della Lombardia, psicologo e psicoterapeuta. Ha fondato il canale youtube “Parliamo di Psicologia”, con cui ispira migliaia di persone su come vivere meglio grazie alla psicologia, ha dato vita alla "Casa della Psicologia" assieme ai colleghi dell'Ordine degli Psicologi della Lombardia ed è consulente editoriale delle collane di Psicologia Giunti Editore.